The importance of developing an operational plan

Pwysigrwydd datblygu cynllun gweithredol

1/3

Children painting

It is important to develop an operational plan to show that your service is well planned and organised in line with CIW requirements and that you are showing clear understanding of your role and responsibilities.

Things to include in that plan might be:

  • working with others
  • use of areas within the setting
  • managing activities and facilities for different ages of children
  • school pick-up/drop-off
  • snack times/meal times
  • rest and quiet times
  • emergency back-up
  • plans for older children
  • training and CPD
  • DBS checks
  • future development plans
  • service improvements
  • action plans
  • quality of care review.

Mae'n bwysig datblygu cynllun gweithredol i ddangos bod eich gwasanaeth wedi'i gynllunio a'i drefnu'n dda yn unol â gofynion AGC a'ch bod yn dangos dealltwriaeth glir o'ch rôl a'ch cyfrifoldebau.

Dyma rai pethau y gallech eu cynnwys yn y cynllun hwnnw:

  • gweithio gydag eraill
  • defnyddio ardaloedd yn y lleoliad
  • rheoli gweithgareddau a chyfleusterau ar gyfer plant o oedrannau gwahanol
  • mynd â phlant i'r ysgol/casglu plant o'r ysgol
  • amseroedd bwyd/byrbryd
  • gorffwys ac amseroedd tawel
  • cynllun wrth gefn mewn argyfwng
  • cynlluniau ar gyfer plant hŷn
  • hyfforddiant a DPP
  • gwiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • cynlluniau datblygu ar gyfer y dyfodol
  • gwelliannau i'r gwasanaeth
  • cynlluniau gweithredu
  • adolygiad o ansawdd y gofal.

Financial planning and management

Cynllunio a rheoli materion ariannol

1/3

Using a calculator

It is important to ensure good financial planning for a childminding service to support sustainability and growth and ensure compliance with legal requirements. Some things to remember:

  • A price needs to be set for a service to ensure that income exceeds the cost of providing the service.
  • The break-even point needs to be considered when setting a price for childcare.
  • It is important to allow for contingency costs in case of unexpected financial outlay.
  • Mortgage or rent payments are examples of fixed costs.
  • A childminder needs to keep detailed account records suitable for submission to HM Revenue and Customs (HMRC) for both income and expenditure.
  • An annual tax return needs to be completed by childminders and submitted to HMRC.
  • Maximising the number of children in your setting will support business sustainability.
  • It is good practice to invoice families/carers monthly in advance on the first of the month to avoid cash flow issues.
  • You should look to take payments by BACS or direct debit to support better financial practice rather than payment by cheques.
  • If you are dealing with consistently late payments, you need to address this with families/carers.
  • It can be a good idea to charge a non-refundable retainer fee to avoid losses when signing a contract with a family/carer.
  • If you are planning to refund the fee or use towards the cost of childcare at the start of the child taking up the childcare place, you can call it a deposit and state this in your paperwork.

Mae'n bwysig sicrhau bod gan wasanaeth gwarchod plant brosesau cynllunio ariannol da er mwyn cefnogi cynaliadwyedd a thwf a sicrhau ei fod yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol. Dyma rai pethau i'w cofio:

  • Mae angen pennu pris ar gyfer gwasanaeth er mwyn sicrhau bod yr incwm yn fwy na chost darparu'r gwasanaeth.
  • Mae angen ystyried y trothwy elw wrth bennu pris ar gyfer gofal plant.
  • Mae'n bwysig caniatáu ar gyfer costau wrth gefn rhag ofn y bydd gwariant annisgwyl.
  • Mae taliadau morgais neu rent yn enghreifftiau o gostau sefydlog.
  • Mae angen i warchodwr plant gadw cofnodion cyfrif manwl ar gyfer incwm a gwariant sy'n addas i'w cyflwyno i wasanaeth Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM).
  • Mae angen i warchodwyr plant gwblhau ffurflen dreth flynyddol a'i chyflwyno i CThEM.
  • Bydd cael y nifer fwyaf o blant yn eich lleoliad yn hybu cynaliadwyedd y busnes.
  • Mae'n arfer da anfonebu teuluoedd/gofalwyr yn fisol ymlaen llaw ar ddiwrnod cyntaf y mis er mwyn osgoi problemau llif arian parod.
  • Dylech geisio cael taliadau ar ffurf BACS neu ddebyd uniongyrchol er mwyn cael arfer ariannol gwell yn hytrach na thaliadau siec.
  • Os byddwch yn ymdrin â thaliadau hwyr yn gyson, mae angen i chi drafod hyn gyda'r teuluoedd/gofalwyr.
  • Gall fod yn syniad da codi ffi gadw na ellir ei had-dalu er mwyn osgoi colledion wrth lofnodi contract gyda theulu/gofalwr.
  • Os ydych yn bwriadu ad-dalu'r ffi neu ei defnyddio tuag at gost gofal plant ar ddechrau cyfnod y plentyn yn y lleoliad, gallwch ei galw yn flaendal a nodi hyn yn eich gwaith papur.

Ways in which a childminder can promote and grow a childminding service

Ffyrdd y gall gwarchodwr plant hybu a thyfu gwasanaeth gwarchod plant

1/3

Nursery nurse

There are many ways in which a childminding service can be promoted and grown, including:

Local research

It is important to consider the needs of local families and understand the availability of childcare locally and the costs of this. There is information on local childcare sufficiency on your local authority Family Information Service (FIS) website.

Unique Selling Point (USP)

This is what you offer that sets you apart from other childcare providers locally. This could be the provision of funded hours, a flexible service, special facilities and resources, or perhaps a bilingual programme.

Word-of-mouth

Do not underestimate the benefits of ‘word-of-mouth’. Utilise friends, family and others to spread the word about the service. Once you’ve established yourself locally, you will find that many new children are referred by word-of-mouth from other happy families/carers.

Social Media

Social media is having an increasing role in all our lives – and it can help you to promote your service to your customers. Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram and many other channels enable you to promote what you do and build relationships with your followers. It's likely that you already have one or more social media accounts for yourself. If you're planning to use social media for your business, it's good practice to set up dedicated accounts. This will help you maintain a work-life balance and maintain separation between your own personal social media accounts and those of your business.

Leaflets and posters

Leaflets, flyers, posters and cards can be an effective and simple way of reaching families/carers in your area. You can put them up on community noticeboards or simply pop them through doors.

If you're struggling for ideas of places to advertise, start with the places you regularly go to like toddler groups, child and family-friendly coffee shops, children's centres, sports centres, GP surgeries and libraries.

If you are offering an after-school care, you can ask the local schools if they offer advertising in their newsletters or if you can put up a flyer on their noticeboard.

Websites

Settings or services can be listed on your local authority’s Family Information Service (FIS) website. The FIS is a popular place for parents to look when they’re thinking about childcare options in their area. There are also a number of national childcare search websites, many of which charge a subscription fee which may be worth considering.

Creating your own website

Having your own website is a great way to show what your setting offers in more detail. Creating your own doesn't need to be daunting. There are many hosting sites that allow you to create an impressive-looking website with no specialist knowledge. You can simply input text and photos into pre-formatted pages and be ready to go within just a few hours.

Employing an assistant

If you've got increased demand or simply want to expand your offering, employing a childminding assistant can help you offer more places.

Partnership working

Working in partnership with another local school or setting, such as a nursery, playgroup or cylch, can be a way of expanding what you offer. It also helps parents find consistency in their childcare arrangements. Childminders are in a great position to be able to offer what is known as 'wraparound' care in a variety of ways.

Recruit an apprentice

A childminder can consider employing an apprentice. This can support business needs and also provide an apprentice with the opportunity to learn and practise building their knowledge and skills so they also can become a great practitioner.

Offering a more flexible service

Consider the hours a service will be available and think about whether these could be more flexible to meet the needs of working parents and support promotion. Consider unsocial hours, for example weekends, evenings, early mornings and registering for overnight care.

Carry out a SWOT analysis

A SWOT analysis is a way to take an objective look at the strengths, weaknesses, opportunities and threats facing your business and can support with identifying areas for growth.

Business cards

Car stickers

Mae llawer o ffyrdd y gellir hyrwyddo a thyfu gwasanaeth gwarchod plant, gan gynnwys:

Gwaith ymchwil lleol

Mae'n bwysig ystyried anghenion teuluoedd lleol a deall pa wasanaethau gofal plant sydd ar gael yn lleol, a'u cost. Mae gwybodaeth am ddigonolrwydd gofal plant yn yr ardal leol ar wefan Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd yr Awdurdodau Lleol.

Pwynt gwerthu unigryw (USP)

Yr hyn rydych yn ei gynnig sy'n eich gwneud yn wahanol i ddarparwyr gofal plant eraill yn yr ardal leol. Efallai eich bod yn darparu oriau a ariennir, gwasanaeth hyblyg, cyfleusterau neu adnoddau arbennig, neu raglen ddwyieithog.

Argymhellion personol

Cofiwch pa mor bwysig yw argymhellion personol. Gofynnwch i ffrindiau, teulu ac eraill i roi gwybod i bobl eraill am y gwasanaeth. Ar ôl i chi sefydlu eich hun yn yr ardal leol, byddwch yn gweld bod llawer o blant newydd yn dod atoch yn sgil argymhellion teuluoedd/gofalwyr hapus eraill.

Cyfryngau Cymdeithasol

Mae'r cyfryngau cymdeithasol yn chwarae rôl gynyddol ym mywydau pob un ohonom a gall eich helpu i hyrwyddo eich gwasanaeth i'ch cwsmeriaid. Mae Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram a llawer o gyfryngau eraill yn eich galluogi i hyrwyddo'r hyn rydych yn ei wneud a meithrin perthynas â'ch dilynwyr. Mae'n debygol bod gennych un neu fwy o gyfrifon eich hun ar gyfryngau cymdeithasol. Os ydych yn bwriadu defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol ar gyfer eich busnes, mae'n arfer da sefydlu cyfrifon penodol. Bydd hyn yn eich helpu i gynnal cydbwysedd bywyd a gwaith, a pharhau i wahanu eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol eich hun oddi wth gyfrifon eich busnes.

Taflenni a phosteri

Gall taflenni, posteri a chardiau fod yn ffordd effeithiol a syml o gyrraedd teuluoedd/gofalwyr yn eich ardal. Gallwch eu rhoi ar hysbysfyrddau cymunedol neu eu dosbarthu o ddrws i ddrws.

Os ydych yn pendroni ynghylch ble i hysbysebu, beth am ddechrau gyda'r mannau y byddwch yn mynd iddynt yn aml fel grwpiau plant bach, siopau coffi sy'n gyfeillgar i blant a theuluoedd, canolfannau plant, canolfannau chwaraeon, meddygfeydd a llyfrgelloedd.

Os ydych yn cynnig gofal ar ôl ysgol, gofynnwch i'r ysgolion lleol a ydynt yn hysbysebu yn eu cylchlythyrau, neu a allwch roi taflenni ar eu hysbysfyrddau.

Gwefannau

Gall lleoliadau neu wasanaethau gael eu rhestru ar wefan Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd eich awdurdod lleol. Bydd llawer o rieni yn edrych ar wefan FIS pan fyddant yn ystyried dewisiadau gofal plant yn eu hardal. Gallai hefyd fod yn werth ystyried yr amryw wefannau cenedlaethol ar gyfer chwilio am ofal plant, y mae llawer ohonynt yn codi ffi tanysgrifio.

Creu eich gwefan eich hun

Mae eich gwefan eich hun yn ffordd wych o ddangos yr hyn y mae eich lleoliad yn ei gynnig mewn mwy o fanylder. Nid oes angen i chi fod ag ofn creu eich gwefan eich hun. Ceir llawer o wefannau gwe-letya sy'n eich galluogi i greu gwefan drawiadol heb unrhyw wybodaeth arbenigol. Yn syml ddigon, gallwch lanlwytho testun a ffotograffau i dudalennau sydd wedi'u fformatio'n barod a byddwch yn barod i fynd o fewn ychydig oriau.

Cyflogi cynorthwyydd

Os bydd y galw am eich gwasanaeth wedi cynyddu neu os byddwch am ddatblygu'r hyn rydych yn ei gynnig, gall cyflogi cynorthwyydd gofal plant eich helpu i gynnig mwy o leoedd.

Gweithio mewn partneriaeth

Gall gweithio mewn partneriaeth ag ysgol neu leoliad lleol arall, megis meithrinfa neu gylch chwarae, gynnig ffordd o ehangu'r hyn rydych yn ei gynnig. Mae hefyd yn helpu rhieni i gael cysondeb yn eu trefniadau gofal plant. Mae gwarchodwyr plant mewn sefyllfa wych i allu cynnig yr hyn a elwir yn ofal 'cofleidiol' mewn amrywiaeth o ffyrdd.

Recriwtio prentis

Gall gwarchodwr plant ystyried cyflogi prentis. Gall hyn gefnogi anghenion y busnes ynghyd â rhoi'r cyfle i brentis ddysgu ac ymarfer, gan ddatblygu ei wybodaeth a'i sgiliau er mwyn iddo allu dod yn ymarferydd gwych hefyd.

Cynnig gwasanaeth mwy hyblyg

Ystyriwch yr oriau y bydd y gwasanaeth ar gael a ph'un a allai'r rhain fod yn fwy hyblyg er mwyn diwallu anghenion rhieni sy'n gweithio a hyrwyddo'r gwasanaeth. Ystyriwch oriau anghymdeithasol fel penwythnosau, gyda'r hwyr neu'n gynnar yn y bore, a gallech gofrestru i ddarparu gofal dros nos.

Cynnal dadansoddiad SWOT

Mae dadansoddiad SWOT yn ffordd o edrych yn wrthrychol ar y cryfderau, y gwendidau, y cyfleoedd a'r bygythiadau sy'n wynebu eich busnes a gall eich helpu i nodi meysydd i'w datblygu.

Cardiau busnes

Sticeri ceir