Recording and storing information

Cofnodi gwybodaeth a’i storio

A meeting

Early years and childcare workers are required to develop an awareness of which information must be recorded, presented and kept. There are specific forms to record different types of data. Some will be standard forms used across setting whilst others will be created by workers for specific aspects. Whatever the recording method, the contents must meet the purpose in order to protect staff, children and their families/carers.

Types of information that organisations should record and keep securely:

  • name(s) and date of birth
  • address and phone number
  • e-mail address
  • medical information
  • administering medication
  • dietary needs
  • changes in the child's home
  • accidents
  • incidents
  • the use of chemicals
  • fire drill
  • visitors to the setting
  • observations of the children
  • any concerns about the children
  • reports
  • risk assessments
  • photographs of the children
  • children's comments.

The Mudiad Meithrin has created a summary of examples of various record forms used by their playgroups. These offer an overview of information that should be recorded and for what purpose.

The following needs to be recorded when administering medication to a child:

  • name of setting
  • name of child
  • address
  • date of birth
  • illness or condition
  • name/type of medication
  • for how long will your child be taking the medication
  • start date of medication
  • directions
  • dosage
  • timing
  • method of administering the medication
  • special requirements
  • side-effects
  • arrangements in an emergency
  • name, address and phone number of emergency contact
  • relationship to the child
  • parent/carer consent
  • evidence of directions/training given
  • details of parents/carers/staff.

The childcare worker should ensure that written information is recorded with accuracy, clarity, relevance and an appropriate level of detail.

Accuracy - Written work must be grammatically correct with user-friendly language. Handwriting must be neat with no spelling mistakes. If records are kept electronically, a spell-check must be completed.

Clarity - Work needs to be clear and easy for all readers to understand. The purpose of writing records is to gather information to share with others. No jargon or acronyms should be used when recording written information. The contents may be easy for you and professionals within specific areas to understand, but not for others. Parents/carers may have difficulty understanding the contents regarding their children and, as a result, will feel inadequate.

Relevance - The content must be relevant to the subject in question. For example, the aim of observing a child is to identify and record the child's individual needs in order to inform others. When observing a specific area, a strong awareness of developmental norms will be needed to ensure that the notes are relevant to what the childcare worker wishes to discover. As a result, it is possible to plan for the future. A clear understanding of the area is required to make records, so that other members of staff can take the lead when the childcare worker is absent. Records are kept for a reason: to enable workers to monitor and evaluate their work in order to improve practice. Including relevant information will enable this to be done successfully.

Appropriate and timely detail - The content depends on what is to be recorded or discovered. When completing accident or incident forms, there is a need to be clear and concise as these records are completed regularly in settings. These are standardised forms which are quite simple to complete. If a childcare worker makes notes relating to a presumption of abuse, or if there is concern about a child's health and well-being, the content should be as accurate as possible, reflecting what is seen rather than presumed. Records must be written immediately; something could be forgotten if left until the following day, which could lead to incorrect information being included.

Mae’n ofynnol i weithwyr blynyddoedd cynnar a gofal plant ddatblygu ymwybyddiaeth o ba wybodaeth sydd angen ei gofnodi, cyflwyno gwybodaeth amdano a’i gadw. Mae ffurflenni penodol ar gael i gofnodi mathau gwahanol o ddata. Bydd rhai ohonynt yn ffurflenni safonol a gaiff eu defnyddio ar draws lleoliadau tra bydd eraill yn rhai a luniwyd gan weithwyr ar gyfer agweddau penodol. Beth bynnag fo’r dull o gofnodi mae angen sicrhau bod y cynnwys yn cwrdd â’r pwrpas er mwyn diogelu staff, plant a’u teuluoedd/gofalwyr.

Math o wybodaeth y dylai sefydliadau eu cofnodi a’u cadw’n ddiogel:

  • enw(au) a dyddiad geni
  • cyfeiriad a rhif ffôn
  • cyfeiriad e-bost
  • gwybodaeth feddygol
  • gweinyddu meddyginiaeth
  • anghenion dietegol
  • newidiadau o fewn cartref y plentyn
  • damweiniau
  • digwyddiadau
  • defnydd o gemegau
  • dril tan
  • ymwelwyr i’r lleoliad
  • arsylwadau o blant
  • unrhyw bryderon am blant
  • adroddiadau
  • asesiadau risg
  • lluniau o blant
  • sylwadau plant.

Mae’r Mudiad Meithrin wedi crynhoi enghreifftiau o ffurflenni cofnodi amrywiol a gaiff eu defnyddio gan gylchoedd meithrin. Mae'r rhain yn cynnig trosolwg o’r hyn sydd angen ei gofnodi ac i ba bwrpas.

Dyma beth sydd angen cofnodi yn sgil rhoi meddyginiaeth i blentyn:

  • enw’r lleoliad
  • enw’r plentyn
  • cyfeiriad
  • dyddiad geni
  • salwch neu gyflwr
  • enw/math o feddyginiaeth
  • am ba hyd fydd eich plentyn ar y feddyginiaeth
  • dyddiad dechrau’r feddyginiaeth
  • cyfarwyddiadau
  • maint y dos
  • amseriad
  • dull o roi’r feddyginiaeth
  • gofynion arbennig
  • sgileffeithiau
  • trefniadau mewn sefyllfa o argyfwng
  • enw, cyfeiriad a rhif ffôn person cyswllt mewn argyfwng
  • perthynas â’r plentyn
  • caniatâd rhieni/gofalwyr
  • tyst wedi derbyn cyfarwyddiadau/hyfforddiant
  • manylion rhieni/gofalwyr/staff.

Dylai’r gweithiwr gofal plant sicrhau cofnodi gwybodaeth ysgrifenedig â chywirdeb, eglurdeb, perthnasedd a lefel briodol o fanylder.

Cywirdeb - Mae angen i’r gwaith ysgrifenedig fod yn gywir o ran gramadeg gan ddefnyddio iaith sy’n ddealladwy i bawb. Rhaid i’r llawysgrifen fod yn daclus ac yn rhydd o wallau sillafu. Os defnyddir dull electronig i gadw cofnodion, mae angen rhoi’r wybodaeth drwy’r rhaglen wirio.

Eglurdeb - Mae angen i’r gwaith fod yn glir ac yn hawdd ei ddeall gan bawb a fydd yn ei ddarllen. Pwrpas ysgrifennu cofnodion ydy casglu gwybodaeth sydd i’w rannu gydag eraill. Ni ddylir ddefnyddio iaith jargon na chwaith acronymau wrth gofnodi gwybodaeth ysgrifenedig. Efallai bydd y cynnwys yn ddealladwy i chi a gweithwyr proffesiynol o fewn meysydd penodol ond nid i eraill. Bydd rhieni/gofalwyr yn cael anhawster deall y cynnwys sy’n ymdrin â’u plant ac yn sgil hyn byddant yn teimlo’n annigonol.

Perthnasedd - Mae angen i’r cynnwys fod yn berthnasol i’r testun. Er enghraifft, nod gwneud arsylwad o blentyn yw adnabod anghenion y plentyn unigol a’i gofnodi er mwyn hysbysu eraill. Wrth arsylwi maes penodol, bydd angen cael ymwybyddiaeth gadarn o’r normau datblygiad fel bod y nodiadau’n berthnasol i’r hyn mae ymarferwr am ddarganfod. Yn sgil hyn, mae cynllunio i’r dyfodol yn bosibl. Bydd angen dealltwriaeth glir o’r maes i gofnodi, fel bod aelodau eraill o’r staff yn medru cymryd yr awenau pan nad ydy’r ymarferwr yn ei (g)waith. Mae cadw cofnodion yn cael ei wneud am reswm, a hyn er mwyn i weithwyr fedru monitro a gwerthuso eu gwaith er mwyn gwella arfer. Bydd cynnwys gwybodaeth berthnasol yn galluogi i hyn ddigwydd yn llwyddiannus.

Lefel briodol o fanylder yn amserol - Mae’r cynnwys yn dibynnu ar yr hyn sydd am ei gofnodi neu am ei ddarganfod. Wrth lenwi ffurflen ddamwain neu ddigwyddiad, bydd angen bod yn glir ac yn gryno gan fod y rhain yn gofnodion sydd yn cael eu llenwi’n rheolaidd mewn lleoliadau. Mae’r ffurflenni’n safonol ac yn ddigon syml i’w llenwi. Os ydy ymarferwr yn ysgrifennu nodiadau sy’n ymwneud â rhagdybiaeth o gamdriniaeth, neu os oes pryder am iechyd a lles y plentyn, dylai’r cynnwys fod mor gywir â phosib, gan adlewyrchu beth a gaiff ei weld yn hytrach na thybiaeth. Rhaid ysgrifennu’r cofnodion yn syth; bydd eu gadael tan y diwrnod wedyn yn achosi i rywun anghofio, a all arwain at gynnwys gwybodaeth anghywir.

Recording and storing information

Which information needs to be recorded, reported and kept?
Drag the word into the correct space in order to complete the sentences.

Cofnodi gwybodaeth a’i storio

Pa wybodaeth sydd angen ei chofnodi, rhoi gwybodaeth amdani a’i gadw?
Llusgwch y gair i’r bwlch cywir er mwyn cwblhau’r brawddegau.

Your Answers

  1. Written work must be grammatically correct with user-friendly language.
  2. Handwriting must be neat with no spelling mistakes.
  3. Work needs to be clear and easy for all readers to understand.
  4. The purpose of records is to gather information to share with others.
  5. No jargon or acronyms should be used when recording written information.
  6. The content must be relevant to the subject in question.
  7. A clear understanding of the area is required to make records so that other members of staff can take the lead when the childcare worker is absent.
  8. Records are kept for a reason: to enable workers to monitor and evaluate their work in order to improve practice.
  9. The content depends on what is to be recorded or discovered.
  10. When completing accident or incident forms, there is a need to be clear and concise as these records are completed regularly in settings.
  11. These are standardised forms which are quite simple to complete.
  12. When making notes relating to a presumption of abuse, or if there is concern about a child's health and well-being, the content should be as accurate as possible.
  13. Records must be written immediately; something could be forgotten if left until the following day, which could lead to incorrect information being included

Correct answers

  1. Written work must be grammatically correct with user-friendly language.
  2. Handwriting must be neat with no spelling mistakes.
  3. Work needs to be clear and easy for all readers to understand.
  4. The purpose of records is to gather information to share with others.
  5. No jargon or acronyms should be used when recording written information.
  6. The content must be relevant to the subject in question.
  7. A clear understanding of the area is required to make records so that other members of staff can take the lead when the childcare worker is absent.
  8. Records are kept for a reason, to enable workers to monitor and evaluate their work in order to improve practice.
  9. The content depends on what is to be recorded or discovered.
  10. When completing accident or incident forms, there is a need to be clear and concise as these records are completed regularly in settings.
  11. These are standardised forms which are quite simple to complete.
  12. When making notes relating to a presumption of abuse, or if there is concern about a child's health and well-being, the content should be as accurate as possible.
  13. Records must be written immediately; something could be forgotten if left until the following day, which could lead to incorrect information being included

Eich ateb

  1. Mae angen i’r gwaith ysgrifenedig fod yn gywir o ran gramadeg gan ddefnyddio iaith sy’n ddealladwy i bawb.
  2. Rhaid i’r llawysgrifen fod yn daclus ac yn rhydd o wallau sillafu.
  3. Mae angen i’r gwaith fod yn glir ac yn hawdd ei ddeall gan bawb a fydd yn ei ddarllen.
  4. Pwrpas cofnodion ydy casglu gwybodaeth i rannu gydag eraill.
  5. Ni ddylid defnyddio iaith jargon na chwaith acronymau wrth gofnodi gwybodaeth ysgrifenedig.
  6. Mae angen i’r cynnwys fod yn berthnasol i’r testun.
  7. Bydd angen dealltwriaeth glir o’r maes i gofnodi fel bod aelodau eraill o’r staff yn medru cymryd yr awenau pan nad ydy’r ymarferwr yn ei (g)waith.
  8. Mae cadw cofnodion yn cael ei wneud am reswm, a hyn er mwyn i weithwyr fedru monitro a gwerthuso eu gwaith er mwyn gwella arfer.
  9. Mae’r cynnwys yn dibynnu ar yr hyn sydd am gael ei gofnodi neu am ei ddarganfod.
  10. Wrth lenwi ffurflen ddamwain neu ddigwyddiad, bydd angen bod yn glir ac yn gryno gan fod y rhain yn gofnodion a gaiff eu llenwi’n rheolaidd mewn lleoliadau.
  11. Mae’r ffurflenni’n safonol ac yn ddigon syml i’w llenwi.
  12. Wrth ysgrifennu nodiadau sy’n ymwneud â rhagdybiaeth o gamdriniaeth, neu os oes pryder am iechyd a lles y plentyn, dylai’r cynnwys fod mor gywir â phosib.
  13. Rhaid ysgrifennu’r cofnodion yn syth; bydd eu gadael tan y diwrnod wedyn yn achosi i rywun anghofio, a all arwain at gynnwys gwybodaeth anghywir.

Atebion cywir

  1. Mae angen i’r gwaith ysgrifenedig fod yn gywir o ran gramadeg gan ddefnyddio iaith sy’n ddealladwy i bawb.
  2. Rhaid i’r llawysgrifen fod yn daclus ac yn rhydd o wallau sillafu.
  3. Mae angen i’r gwaith fod yn glir ac yn hawdd ei ddeall gan bawb a fydd yn ei ddarllen.
  4. Pwrpas cofnodion ydy casglu gwybodaeth i rannu gydag eraill.
  5. Ni ddylid defnyddio iaith jargon na chwaith acronymau wrth gofnodi gwybodaeth ysgrifenedig.
  6. Mae angen i’r cynnwys fod yn berthnasol i’r testun.
  7. Bydd angen dealltwriaeth glir o’r maes i gofnodi fel bod aelodau eraill o’r staff yn medru cymryd yr awenau pan nad ydy’r ymarferwr yn ei (g)waith.
  8. Mae cadw cofnodion yn cael ei wneud am reswm, a hyn er mwyn i weithwyr fedru monitro a gwerthuso eu gwaith er mwyn gwella arfer.
  9. Mae’r cynnwys yn dibynnu ar yr hyn sydd am gael ei gofnodi neu am ei ddarganfod.
  10. Wrth lenwi ffurflen ddamwain neu ddigwyddiad, bydd angen bod yn glir ac yn gryno gan fod y rhain yn gofnodion a gaiff eu llenwi’n rheolaidd mewn lleoliadau.
  11. Mae’r ffurflenni’n safonol ac yn ddigon syml i’w llenwi.
  12. Wrth ysgrifennu nodiadau sy’n ymwneud â rhagdybiaeth o gamdriniaeth, neu os oes pryder am iechyd a lles y plentyn, dylai’r cynnwys fod mor gywir â phosib.
  13. Rhaid ysgrifennu’r cofnodion yn syth; bydd eu gadael tan y diwrnod wedyn yn achosi i rywun anghofio, a all arwain at gynnwys gwybodaeth anghywir.