Secure systems for recording and storing information

Systemau diogel ar gyfer cofnodi a chadw gwybodaeth

Laptop

Early years and childcare workers need to be aware of how personal information is handled. Information needs to be securely recorded and kept about all staff, children and parents/carers in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

Childcare workers need to prepare reports about children that will include facts and conclusions on their progress. Childcare workers will spend time observing children and recording their conclusions by using a variety of observational methods. Other reports may include information about incidents, accidents, diseases and any other matters regarding the children in their care.

Every early years and childcare setting should have policies and procedures in place with regard to recording and keeping information securely. Information kept on paper or electronically must conform with the General Data Protection Regulation (GDPR). Childcare workers who keep information about children and young people should be aware of the rights of parents/carers to access the information.

Personal data about children and young people may be stored in the following ways:

  • on paper
  • computer files: Word, Excel, PowerPoint
  • audio files
  • digital photographs
  • electronic programmes.

If information is kept electronically, the computer must have a password and action must be taken to prevent electronic resources from being used by unauthorised persons. An electronic version of the General Assessment Framework is available where early years and childcare workers can assess children and upload data to be shared with other professionals. Although this method is a convenient method of recording and keeping information, it is essential that the childcare workers ensure the security of the information by making sure that the access password is only shared with specific colleagues.

It is essential to ensure secure systems for recording and keeping information. By doing so, the early years and childcare setting will ensure:

  • a safe environment
  • an organised environment
  • that the needs of children and their families/carers are met
  • that each member of staff is aware of their responsibilities
  • the well-being of children and their families/carers
  • good practice
  • good practice with regard to e-security
  • that data does not go missing
  • that data is not destroyed
  • that data is not changed without authority
  • that no unauthorised person has access to the password
  • that no unauthorised person has access to the data
  • that parental controls are placed on computers and iPads
  • that personal information is not disclosed without authority
  • that equipment containing sensitive information does not leave the premises.
The features of electronic information storage systems The features of manual information storage systems
Encryption Filing cabinet
Secure password Locked cupboards
Regular change of password Organisation of information
Secure networks Finding information easily if it is organised
Save space Writing records clearly so that others can understand them
Security checks Keep the office tidy
The ability to update information quickly A back-up copy must be kept
Quick access on the screen Keeping data relevant according to categories
Keeping data clean and secure Lots of equipment needed
No/fewer paper copies The use of keys
The ability to print copies if required Increase in paper data

Mae angen i weithwyr blynyddoedd cynnar a gofal plant fod yn ymwybodol o sut y mae gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin. Mae angen cofnodi a chadw gwybodaeth am yr holl staff, plant a rhieni/gofalwyr yn ddiogel yn unol â Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhGDC).

Bydd angen i gweithwyr gofal plant y blynyddoedd cynnar neu ofal plant baratoi adroddiadau am blant a fydd yn cynnwys ffeithiau a darganfyddiadau am eu cynnydd. Bydd gweithwyr gofal plant yn treulio amser yn arsylwi plant ac yn cofnodi eu darganfyddiadau trwy ddefnyddio dulliau amrywiol o arsylwi. Gall adroddiadau eraill gynnwys gwybodaeth am ddigwyddiadau, damweiniau, afiechydon ac unrhyw fater arall sy’n ymwneud â’r plentyn yn eu gofal.

Dylai pob lleoliad blynyddoedd cynnar a gofal plant gael polisïau a gweithdrefnau mewn lle ar sut i gofnodi a chadw gwybodaeth yn ddiogel. Dylai gwybodaeth a gaiff ei gadw ar bapur neu yn electronig gydymffurfio â Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhGDC). Dylai gweithwyr gofal plant sy’n cadw gwybodaeth am blant a phobl ifanc fod yn ymwybodol o hawliau rhieni/gofalwyr i gael mynediad i’r wybodaeth.

Gall data personol am blant a phobl ifanc gael eu storio fel a ganlyn:

  • ffurf papur
  • ffeiliau cyfrifiadurol: Word, Excel, PowerPoint
  • ffeiliau sain
  • lluniau digidol
  • rhaglenni electronig.

Os cedwir gwybodaeth yn electronig, rhaid sicrhau bod cyfrinair i’r cyfrifiadur a bod camau’n cael eu cymryd i atal adnoddau electronig rhag cael eu defnyddio gan bersonau nad ydynt ag awdurdod i wneud hynny. Mae fersiwn electronig mewn lle o’r Fframwaith Asesu Cyffredinol lle mae’r gweithiwr gofal plant yn medru asesu plant gan lan lwytho data a fydd yn cael ei rannu gan weithwyr proffesiynol eraill. Er ei fod yn ddull hwylus o gofnodi a chadw gwybodaeth, mae’n hanfodol bod y gweithiwr gofal plant yn sicrhau diogelwch y wybodaeth drwy sicrhau mai gyda chydweithwyr penodol yn unig y mae’n rhannu’r cyfrinair mynediad.

Mae’n hollbwysig cael systemau diogel ar gyfer cofnodi a chadw gwybodaeth. Trwy wneud hyn, bydd y lleoliad blynyddoedd cynnar a gofal plant yn sicrhau:

  • amgylchedd diogel
  • amgylchedd trefnus
  • cwrdd ag anghenion plant a’u teuluoedd/gofalwyr
  • bod pob aelod o’r staff yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau
  • lles plant a’u teuluoedd/gofalwyr
  • arfer da
  • arfer da o ran e-ddiogelwch
  • nad yw data’n mynd ar goll
  • nad yw data’n cael ei ddinistrio
  • nad yw data’n cael ei newid heb awdurdod
  • nad yw person heb awdurdod yn cael mynediad i’r cyfrinair
  • nad yw person heb awdurdod yn cael mynediad i’r data
  • bod rheolwyr rhieiniol (parental controls) yn cael eu rhoi ar gyfrifiaduron ac iPad.
  • nad yw gwybodaeth bersonol yn cael ei datgelu heb awdurdod
  • nad yw offer sy’n cynnwys gwybodaeth sensitif yn gadael y lleoliad.
Nodweddion systemau cadw gwybodaeth yn electronig Nodweddion systemau cadw gwybodaeth â llaw
Amgryptiad (Encryption) Cabinet ffeilio
Cyfrinair diogel Cypyrddau clo
Newid cyfrinair yn rheolaidd Cadw trefn ar wybodaeth
Rhwydweithiau diogel Dod o hyd i wybodaeth yn hawdd os yw’n drefnus
Arbed lle Ysgrifennu cofnodion yn glir fel bod eraill yn eu deall
Gwirio diogelwch Cadw swyddfa daclus
Medru diweddaru gwybodaeth yn gyflym Rhaid cadw copi wrth gefn
Cael mynediad cyflym ar sgrin Cadw data’n berthnasol yn ôl categorïau
Cadw data’n lân a diogel Angen llawer o gyfarpar
Dim/llai o gopïau papur Defnydd o allweddi
Medru argraffu copïau os oes angen Data papur yn cynyddu

Secure systems for recording and storing information

Drag the different features to the correct column.

Systemau diogel ar gyfer cofnodi a chadw gwybodaeth

Llusgwch y gwahanol nodweddion i’r golofn gywir.