Early years and childcare workers need to be aware of how personal information is handled. Information needs to be securely recorded and kept about all staff, children and parents/carers in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).
Childcare workers need to prepare reports about children that will include facts and conclusions on their progress. Childcare workers will spend time observing children and recording their conclusions by using a variety of observational methods. Other reports may include information about incidents, accidents, diseases and any other matters regarding the children in their care.
Every early years and childcare setting should have policies and procedures in place with regard to recording and keeping information securely. Information kept on paper or electronically must conform with the General Data Protection Regulation (GDPR). Childcare workers who keep information about children and young people should be aware of the rights of parents/carers to access the information.
If information is kept electronically, the computer must have a password and action must be taken to prevent electronic resources from being used by unauthorised persons. An electronic version of the General Assessment Framework is available where early years and childcare workers can assess children and upload data to be shared with other professionals. Although this method is a convenient method of recording and keeping information, it is essential that the childcare workers ensure the security of the information by making sure that the access password is only shared with specific colleagues.
It is essential to ensure secure systems for recording and keeping information. By doing so, the early years and childcare setting will ensure:
The features of electronic information storage systems | The features of manual information storage systems |
---|---|
Encryption | Filing cabinet |
Secure password | Locked cupboards |
Regular change of password | Organisation of information |
Secure networks | Finding information easily if it is organised |
Save space | Writing records clearly so that others can understand them |
Security checks | Keep the office tidy |
The ability to update information quickly | A back-up copy must be kept |
Quick access on the screen | Keeping data relevant according to categories |
Keeping data clean and secure | Lots of equipment needed |
No/fewer paper copies | The use of keys |
The ability to print copies if required | Increase in paper data |
Mae angen i weithwyr blynyddoedd cynnar a gofal plant fod yn ymwybodol o sut y mae gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin. Mae angen cofnodi a chadw gwybodaeth am yr holl staff, plant a rhieni/gofalwyr yn ddiogel yn unol â Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhGDC).
Bydd angen i gweithwyr gofal plant y blynyddoedd cynnar neu ofal plant baratoi adroddiadau am blant a fydd yn cynnwys ffeithiau a darganfyddiadau am eu cynnydd. Bydd gweithwyr gofal plant yn treulio amser yn arsylwi plant ac yn cofnodi eu darganfyddiadau trwy ddefnyddio dulliau amrywiol o arsylwi. Gall adroddiadau eraill gynnwys gwybodaeth am ddigwyddiadau, damweiniau, afiechydon ac unrhyw fater arall sy’n ymwneud â’r plentyn yn eu gofal.
Dylai pob lleoliad blynyddoedd cynnar a gofal plant gael polisïau a gweithdrefnau mewn lle ar sut i gofnodi a chadw gwybodaeth yn ddiogel. Dylai gwybodaeth a gaiff ei gadw ar bapur neu yn electronig gydymffurfio â Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhGDC). Dylai gweithwyr gofal plant sy’n cadw gwybodaeth am blant a phobl ifanc fod yn ymwybodol o hawliau rhieni/gofalwyr i gael mynediad i’r wybodaeth.
Os cedwir gwybodaeth yn electronig, rhaid sicrhau bod cyfrinair i’r cyfrifiadur a bod camau’n cael eu cymryd i atal adnoddau electronig rhag cael eu defnyddio gan bersonau nad ydynt ag awdurdod i wneud hynny. Mae fersiwn electronig mewn lle o’r Fframwaith Asesu Cyffredinol lle mae’r gweithiwr gofal plant yn medru asesu plant gan lan lwytho data a fydd yn cael ei rannu gan weithwyr proffesiynol eraill. Er ei fod yn ddull hwylus o gofnodi a chadw gwybodaeth, mae’n hanfodol bod y gweithiwr gofal plant yn sicrhau diogelwch y wybodaeth drwy sicrhau mai gyda chydweithwyr penodol yn unig y mae’n rhannu’r cyfrinair mynediad.
Mae’n hollbwysig cael systemau diogel ar gyfer cofnodi a chadw gwybodaeth. Trwy wneud hyn, bydd y lleoliad blynyddoedd cynnar a gofal plant yn sicrhau:
Nodweddion systemau cadw gwybodaeth yn electronig | Nodweddion systemau cadw gwybodaeth â llaw |
---|---|
Amgryptiad (Encryption) | Cabinet ffeilio |
Cyfrinair diogel | Cypyrddau clo |
Newid cyfrinair yn rheolaidd | Cadw trefn ar wybodaeth |
Rhwydweithiau diogel | Dod o hyd i wybodaeth yn hawdd os yw’n drefnus |
Arbed lle | Ysgrifennu cofnodion yn glir fel bod eraill yn eu deall |
Gwirio diogelwch | Cadw swyddfa daclus |
Medru diweddaru gwybodaeth yn gyflym | Rhaid cadw copi wrth gefn |
Cael mynediad cyflym ar sgrin | Cadw data’n berthnasol yn ôl categorïau |
Cadw data’n lân a diogel | Angen llawer o gyfarpar |
Dim/llai o gopïau papur | Defnydd o allweddi |
Medru argraffu copïau os oes angen | Data papur yn cynyddu |
Drag the different features to the correct column.
Llusgwch y gwahanol nodweddion i’r golofn gywir.