Confidentiality and information that must be shared

Ffiniau cyfrinachedd mewn perthynas â diogelu gwybodaeth y mae'n rhaid ei rhannu

Young woman in therapy

In general, it is essential that early years and childcare childcare workers respect confidentiality and keep all sensitive information confidential. This is essential whether in a early years setting, a care setting, school, the home and any other organisation dealing with children and their families/carers. Publishing personal information about children without due care may cause parents/carers to feel vulnerable and at risk of harm. As a result, they may be reluctant to share information with members of staff in case it is disseminated to others. If childcare workers gather personal information about children, their privacy needs to be respected. Others trust childcare workers to keep such information confidential. In dealing with personal information, the needs of everyone have to be considered carefully.

  • Information about a child or young person should not be collected or retained without the permission of the parents/carers and they should have open access to it if they wish.
  • Information should only be shared with professionals with the formal permission of parents/carers, by signature.
  • The only exceptions are the small number of cases where a child may be at risk of direct and substantial harm if information is shared with a parent/carer.

It is necessary to be aware of professional rules of confidentiality. Unfortunately, situations arise when childcare workers are expected to share information in order to protect the welfare of the child. They have a duty to do so. Any matters involving the safeguarding of children must be referred to a line manager or senior member of staff. It may be necessary to share some information with other professionals such as: the social services, the police or the National Society for the Prevention of Cruelty to Children (NSPCC). Only information essential for professionals to be able to offer a service for the benefit and welfare of the child and the parents/carers should be shared.

If parents/carers discuss confidential matters with childcare workers, it is important that they have been informed of the setting's confidentiality and child protection policy. They need to know that information they share may be shared with a line manager if the childcare worker feels that they should do so. Parents/carers need to know that childcare workers are entitled to breach confidentiality as they have a responsibility to consider the health and welfare of the child primarily. A copy of the All Wales Child Protection Procedures should be available in the setting for parents/carers to view and staff to refer to.

If parents/carers want to ask advice on a matter, it is suggested that they are referred to other workers. If they give certain types of private information, it will be necessary to explain that it cannot be kept confidential and that the information must be shared. A childcare worker may have noticed signs of unexplained physical harm or is concerned about a significant change in a child's behaviour. They may receive a valid explanation from the parents/carers but discussions should not be held with parents/carers if this could endanger the child in any way. The advice of social services must be sought in the case of any uncertainty.

Childcare workers must reconsider the rules relating to confidentiality if a child 'discloses' that they are being abused or have been abused in the past. The situation is the same whether sensitive information is received from children or parents/carers. This information must be shared with the line manager, and then with other agencies such as social services, the police or the National Society for the Prevention of Cruelty to Children (NSPCC). If a child shares information with a childcare worker, it must be explained that the information cannot be kept confidential. It might to tempting to allow the child to talk, without explaining the situation on confidentiality. Unfortunately, this would be poor practice as it misleads the child into thinking that the childcare worker is going to keep something confidential when they are unable to do so.

Childcare workers have a duty to report any concerns about possible harm, abuse or neglect. In doing so they:

  • protect the health and welfare of the child
  • justify that children are entitled to be protected by adults
  • protect the health and welfare of parents/carers
  • deal with information appropriately and as quickly as possible
  • show the employee's concern for the child
  • show the child that the childcare worker believes his disclosure
  • builds up the trust of the child
  • displays the courage to be able to protect the child; the child will remember this
  • ensures that the correct agencies support the child
  • safeguards and protects the child from further abuse
  • ensures that actions do not interfere with any legal process against the abuser
  • ensures that a person who has abused in the past does not work with children
  • behaves in a professional manner - takes the matter seriously and treats the situation carefully and fairly
  • is able to refer the child to specific agencies to enable them to receive help and support to recover from the trauma

Yn gyffredinol mae’n hanfodol bod gweithwyr gofal plant blynyddoedd cynnar a gofal plant yn parchu cyfrinachedd gan gadw’r holl wybodaeth sensitif yn gyfrinachol. Mae hyn yn hanfodol boed mewn lleoliad blynyddoedd cynnar, lleoliad gofal, ysgol, y cartref ac unrhyw sefydliad arall yn ymwneud â phlant a’u teuluoedd/gofalwyr. Gall cyhoeddi gwybodaeth bersonol am blant yn ddiofal wneud i rieni/ gofalwyr deimlo’n fregus ac mewn perygl o niwed. Yn sgil hyn, efallai na fyddant yn barod i rannu gwybodaeth gydag aelodau o’r staff rhag ofn iddo gael ei ledaenu ymysg eraill. Os ydy gweithwyr gofal plant yn casglu gwybodaeth bersonol am blant, mae angen parchu preifatrwydd. Bydd eraill yn ymddiried yn yr gweithwyr gofal plant i gadw’r fath wybodaeth yn gyfrinachol. Wrth ymdrin â gwybodaeth bersonol, mae angen ystyried anghenion pawb yn ofalus.

  • Ni ddylai gwybodaeth am blentyn neu berson ifanc gael ei gasglu a’i gadw heb ganiatâd rhieni/ gofalwyr a dylent gael mynediad agored iddo pan fyddant yn dymuno.
  • Dim ond gyda phobl broffesiynol y dylid rhannu gwybodaeth a hynny gyda chaniatâd rhieni/gofalwyr, yn ffurfiol, gyda llofnod.
  • Yr unig eithriadau yw’r nifer fach o achosion lle gallai’r plentyn fod mewn perygl o niwed uniongyrchol a sylweddol pe byddai gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda rhiant/gofalwr.

Mae angen bod yn ymwybodol o reolau cyfrinachedd proffesiynol. Yn anffodus mae sefyllfaoedd yn codi pan mae disgwyl i ymarferwr rannu gwybodaeth a hyn er mwyn diogelu lles y plentyn. Mae dyletswydd arnynt i wneud hynny. Rhaid cyfeirio unrhyw faterion sy'n ymwneud â diogelu plant i reolwr llinell neu aelod uwch o staff. Efallai bydd angen rhannu ychydig o wybodaeth â phobl broffesiynol eraill megis: y gwasanaeth cymdeithasol, yr Heddlu neu’r Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant (NSPCC). Dim ond y wybodaeth sy’n hanfodol ar y gweithwyr proffesiynol i fedru cynnig gwasanaeth er budd a lles y plentyn a’r rhieni/gofalwyr y dylid ei rhannu.

Os ydy rhieni/gofalwyr yn trafod materion cyfrinachol gydag gweithwyr gofal plant, mae’n bwysig eu bod wedi cael gwybod am bolisi cyfrinachedd ac amddiffyn plant y lleoliad. Mae angen iddynt wybod y gall gwybodaeth y maent yn ei rhannu gael ei rhannu gyda rheolwr llinell os ydy’r gweithiwr gofal plant yn teimlo y dylid gwneud hynny. Mae angen i rieni/ gofalwyr wybod fod gan gweithwyr gofal plant yr hawl i dorri cyfrinachedd gan fod cyfrifoldeb arnyn nhw i ystyried iechyd a lles y plentyn yn bennaf. Dylai fod copi o Weithdrefnau Amddiffyn Plant Cymru Gyfan ar gael yn y lleoliad i rieni/gofalwyr ei weld ac i’r staff gyfeirio ato.

Os bydd rhieni/gofalwyr eisiau gofyn cyngor ar rywbeth, awgrymir eu cyfeirio at weithwyr eraill. Os byddant yn rhoi rhai mathau o wybodaeth breifat , bydd angen egluro na ellir ei gadw’n gyfrinachol ac y bydd rhaid rhannu’r wybodaeth. Efallai y bydd gweithiwr gofal plant wedi sylwi ar arwyddion o niwed corfforol sydd heb esboniad neu’n bryderus ynglŷn â newid sylweddol mewn ymddygiad plentyn. Efallai y caiff esboniad dilys gan rieni/gofalwyr ond ni ddylid trafod gyda rhieni/gofalwyr pe byddai hyn yn peryglu'r plentyn mewn unrhyw ffordd. Rhaid gofyn am gyngor y gwasanaethau cymdeithasol os oes unrhyw ansicrwydd.

Bydd yn ofynnol i ymarferwr ailystyried y rheolau ynglŷn â chyfrinachedd os bydd plentyn yn ‘datgelu’ ei fod yn cael ei gam-drin neu wedi cael ei gam-drin yn y gorffennol. Yr un yw’r sefyllfa, boed yn derbyn gwybodaeth sensitif gan blant neu rieni/gofalwyr. Mae’n rhaid rhannu’r wybodaeth yma gyda’r rheolwr llinell, ac yna gydag asiantaethau eraill megis y gwasanaeth cymdeithasol, yr Heddlu neu’r Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant (NSPCC). Os bydd plentyn yn rhannu gwybodaeth gydag gweithiwr gofal plant, mae’n rhaid esbonio na ellir cadw’r wybodaeth yn gyfrinachol. Efallai y byddai’n demtasiwn i adael y plentyn siarad, heb esbonio’r sefyllfa am gyfrinachedd. Yn anffodus byddai hyn yn arfer gwael gan ei fod yn camarwain y plentyn i feddwl bod yr gweithiwr gofal plant yn mynd i gadw rhywbeth yn gyfrinachol pan na all wneud hynny.

Mae dyletswydd ar yr gweithwyr gofal plant i roi gwybod am unrhyw bryderon ynghylch niwed, cam-drin neu esgeulustod posibl. Trwy wneud hyn byddant yn:

  • diogelu iechyd a lles y plentyn
  • cyfiawnhau bod gan blant yr hawl i gael eu hamddiffyn gan oedolion
  • diogelu iechyd a lles rhieni/gofalwyr
  • delio gyda gwybodaeth yn briodol a chyn gynted â phosib
  • dangos consyrn y gweithiwr i’r plentyn
  • dangos i’r plentyn bod yr gweithiwr gofal plant yn credu ei ddatgeliad
  • adeiladu ymddiriedaeth y plentyn
  • arddangos dewrder i fedru amddiffyn y plentyn; bydd y plentyn yn cofio hyn
  • sicrhau bod yr asiantaethau cywir yn cefnogi’r plentyn
  • diogelu ac amddiffyn y plentyn rhag cam-drin pellach
  • sicrhau fod gweithredoedd ddim yn amharu ar unrhyw broses gyfreithiol yn erbyn y camdriniwr
  • sicrhau nad yw person sydd wedi cam-drin yn y gorffennol yn gweithio gyda phlant
  • ymddwyn yn broffesiynol - cymryd y mater o ddifri gan drin y sefyllfa yn ofalus ac yn deg
  • medru cyfeirio’r plentyn at asiantaethau penodol i’w alluogi i dderbyn cymorth a chefnogaeth i adfer o’r trawma

Confidentiality and information that must be shared

Complete the activity below.

Ffiniau cyfrinachedd mewn perthynas â diogelu gwybodaeth y mae'n rhaid ei rhannu

Cwblhewch y gweithgaredd isod.

Confidentiality and information that must be shared

Reporting concerns about possible harm, abuse or neglect. Note down your ideas on the diagram.

Cyfrinachedd a gwybodaeth y mae'n rhaid ei rhannu

Rhoi gwybod am bryderon ynghylch niwed, cam-drin neu esgeulustod posibl. Nodwch eich syniadau ar y diagram.

Why is it important to report any concerns about possible harm, abuse or neglect? Pam mae’n bwysig rhoi gwybod am unrhyw bryderon ynghylch niwed, cam-drin neu esgeulustod posibl.

Possible answers

  • protect the health and welfare of the child
  • justify that children are entitled to be protected by adults
  • protect the health and welfare of parents/carers
  • deal with information appropriately and as quickly as possible
  • show concern for the child
  • show the child that you believe their disclosure
  • build up the trust of the child
  • display the courage to be able to protect the child; they will remember this
  • ensure that the correct agencies support the child
  • safeguard and protect the child from further abuse
  • ensure that your actions do not interfere with any legal process against the abuser
  • ensure that a person who has abused in the past does not work with children
  • behave in a professional manner - take the matter seriously and treat the situation carefully and fairly.
  • able to refer the child to specific agencies to enable them to receive help and support to recover from the trauma.

Atebion posib

  • diogelu iechyd a lles y plentyn
  • cyfiawnhau bod gan blant yr hawl i gael eu hamddiffyn gan oedolion
  • diogelu iechyd a lles rhieni/gofalwyr
  • delio gyda gwybodaeth yn briodol a chyn gynted â phosib
  • dangos consyrn am y plentyn
  • dangos i’r plentyn eich bod yn credu ei ddatgeliad
  • adeiladu ymddiriedaeth y plentyn
  • arddangos dewrder i fedru amddiffyn y plentyn; bydd o/hi yn cofio hyn
  • sicrhau bod yr asiantaethau cywir yn cefnogi’r plentyn
  • diogelu ac amddiffyn y plentyn rhag cam-drin pellach
  • sicrhau fod eich gweithredoedd ddim yn amharu ar unrhyw broses gyfreithiol yn erbyn y camdriniwr
  • sicrhau nad yw person sydd wedi cam-drin yn y gorffennol yn gweithio gyda phlant
  • ymddwyn yn broffesiynol- cymryd y mater o ddifri gan drin y sefyllfa’n ofalus ac yn deg
  • medru cyfeirio’r plentyn at asiantaethau penodol i’w alluogi i dderbyn cymorth a chefnogaeth i adfer o’r trawma.